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首次入库寄存是一项严格、重要、机密相结合的操作事项，客户公司与国信档案签订合同后，国信档案将为客户公司建立一系列专属服务条例，随后将客户资料录入国信档案管理系统，此后，客户公司将拥有一个专属用户名登入国信档案软件管理系统进行档案管理跟踪工作。首次入库寄存，客户公司可与国信档案自由协商首次入库寄存流程，亦可按照以下增档服务流程进行寄存。
(a)入库申请：客户公司档案负责人可通过登录使用国信档案软件管理系统（邮件、电话、传真等方式）联系国信档案客服中心，申请提交入库服务需求、入库档案量、入库时间等相关资料。
(b)入库审批：国信档案客服中心收到客户申请资料，递交主管部门针对客户申请进行审核批准。审批内容包括：入库紧急程度、入库档案量、接收时间、接收地点，审批通过后转回客服中心。
(c)库房物流确认：国信档案客服中心得到主管部门审核批准通过的客户入库申请资料，通知库房、物流部门接收准备，确定接收时间、接收地点、入库档案量等。库房物流部门协商确认可行后，将确认信息转回客服中心。
(d)入库信息回馈：国信档案客服中心将确认信息通知客户公司，以便客户公司做好档案寄存（增加）安排。客服中心与客户公司最终确认档案接收时间、接收档案量等相关信息后，通知物流部门可按时出发接收档案。
(e)档案接收：物流部门按客户申请寄存的档案量、接收时间、接收地点等安排进行档案接收流程。物流档案专员根据客户公司提供的档案资料，现场确认数量，并在客户公司及档案专员监督下进行加贴档案箱封条接收工作。客户公司档案资料接收装车，档案物流专员将按照实际接收档案量、接收情况签署接收证明。接收完毕，车厢加封车厢封箱条，客户公司盖章签字核实，车辆返回国信档案保管中心才能开启车厢，以保证运输过程档案资料安全。
(f)接收档案录入：客户档案资料安全到达国信档案保管中心，将由主管确认撕开封箱条，库房档案专员将进行档案资料转入保管中心存储位置，随后进行每箱档案资料信息录入，系统自动生成条形码记录信息，记录信息包括：客户资料、档案资料、档案存储位置、档案编码内容等。
(g)档案资料入库确认：入库后的档案资料，库房档案专员将针对新入库档案的条形码存编码、存储位置、档案信息、系统录入状况等信息内容进行一次全面对照核实，保证入库档案资料信息准确无误。确认完毕后，将确认信息转达客服中心。
(h)寄存档案交接完毕：国信档案客服中心收到档案入库确认信息，将即刻通过国信档案软件管理系统（邮件、电话、传真等方式）通知客户公司确认信息，方便客户公司快速使用档案管理，同时将档案入库确认信息通知主管部门，以便备案。
