18126204771 / 13691625068

档案归档流程
档案归档流程

    客户公司如需将调阅完毕的档案资料归回国信档案保管中心存储保管时,可通过以下服务流程:

    (a)归档申请:客户公司档案负责人可通过登录使用国信档案软件管理系统(邮件、电话、传真等方式)联系国信档案客服中心,申请提交归档服务需求、归档的档案量、归档时间等相关资料。

    (b)归档审批:国信档案客服中心收到客户申请资料,递交主管部门针对客户申请进行审核批准。审批内容包括:归档紧急程度、归档档案量、接收时间、接收地点,审批通过后转回客服中心。

    (c)库房物流确认国信档案客服中心得到主管部门审核批准通过的客户归档申请资料,通知库房、物流部门接收准备,确定接收时间、接收地点、归档档案量等。库房物流部门协商确认可行后,将确认信息转回客服中心。

    (d)归档信息回馈:国信档案客服中心将确认信息通知客户公司,以便客户公司做好档案归档安排。客服中心与客户公司最终确认档案接收时间、接收档案量等相关信息后,通知物流部门可按时出发接收档案。

    (e)档案接收:物流部门按客户申请归档的档案量、接收时间、接收地点等安排出车,进行档案接收流程。物流档案专员根据客户公司提供的档案资料,现场确认档案,并在客户公司及档案专员监督下进行加贴档案箱封条及接收工作。客户公司档案资料接收上车,档案物流专员将按照实际接收档案量、接收情况签署接收证明。接收完毕,车厢加封车厢封箱条,客户公司盖章签字核实,车辆返回国信档案保管中心才能开启车厢,以保证运输过程档案资料安全。

    (f)档案录入:客户档案资料安全到达国信档案保管中心,将由主管确认撕开封箱条,库房档案专员将进行档案资料转入保管中心存储位置,档案归档信息资料输入系统。

    (g)档案资料入库确认: 入库后的归档资料,库房档案专员针对归档资料的条形码存编码、存储位置、档案信息、系统录入状况等信息内容进行一次全面对照核实,保证入库档案资料信息准确无误。确认完毕后,将归档入库确认信息转达客服中心。

    (h)归档交接完毕:国信档案客服中心收到归档入库确认信息,将即刻通过国信档案软件管理系统(邮件、电话、传真等方式)通知客户公司确认信息,方便客户公司快速使用档案管理,同时将确认信息通知主管部门,以便备案。